哈尔滨市职工档案管理办法
哈尔滨市人民政府令
第194号
哈尔滨市职工档案管理办法
《哈尔滨市职工档案管理办法》已经2008年12月5日市人民政府第39次常务会议通过，现予发布，自2009年1月15日起施行。
市长：张效廉
二〇〇八年十二月十日
哈尔滨市职工档案管理办法
第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，维护劳动者合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案管理条例》等有关规定，制定本办法。
第二条 本市行政区域内与机关、团体、企业事业单位、个体经济组织、民办非企业单位(以下简称用人单位)形成劳动关系的劳动者(以下简称职工)的档案管理，适用本办法。
第三条 本办法由市档案行政管理部门负责组织实施。
区、县（市）档案行政管理部门按照职责分工，负责辖区内职工档案的管理工作。
第四条 用人单位必须为职工建立个人档案。
第五条 职工档案由用人单位的人力资源职能机构负责管理，用人单位不具备保管条件或者有下列情况之一的，用人单位或者职工应当将档案委托给具备档案保管资质的中介机构（以下简称档案代管机构）代管：
（一）破产或转制企业的失业人员；
（二）离职、辞职、开除、终止（解除）劳动关系的人员；
（三）自谋职业、自费出国人员、个体经济组织雇用人员、外企驻哈机构的中方雇员；
（四）灵活就业人员；
（五）其他有档案保管要求的用人单位或个人。
第六条 用人单位或者职工委托档案代管机构保管职工档案，应当与档案代管机构签订委托协议书，明确双方的权利、义务、违约责任等内容，并向用人单位开具调档函，转移职工档案。档案代管机构接到职工档案后应当认真清查登记，确认无误后方可归档。对转来的档案材料不齐全的，应当退用人单位补齐。
第七条 用人单位的人力资源职能机构和档案代管机构（以下简称档案管理机构）应当按规定办理职工档案登记，并指定专人、设立专库（柜）管理职工档案，确保职工档案的完整、真实和安全。
档案管理人员应当具备档案和相关专业知识，并接受档案行政管理部门的业务培训。
第八条 用人单位的人力资源职能机构应当履行下列保管职工档案职责：
（一）收集、整理、立卷，保证职工档案材料的完整齐全；
（二）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（三）登记职工工作变动、签订劳动合同、办理社会保险等情况；
（四）依法为有关部门提供职工情况；
（五）做好职工档案的安全、保密和保护工作；
（六）办理其他涉及职工档案的有关事项。
第九条 档案代管机构应当履行下列保管职工档案职责：
（一）收集、记录、鉴别、整理职工档案材料；
（二）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（三）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（四）办理用人单位或者职工委托办理的其他相关事项。
第十条 任何单位和个人不得涂改、伪造、擅自销毁职工档案，不得公布、泄露档案内容，不得私自保存他人档案或利用职工档案材料营私舞弊。
第十一条 立卷归档的材料应当经过认真鉴别，做到材料真实、文字清晰、手续齐备。材料须经用人单位审查盖章或本人签字的，应当在盖章或签字后归档。
第十二条 档案管理机构向社会保险经办机构移交退休职工档案，移交双方应当严格履行交接手续，填写移交清册，同时移交职工档案案卷目录和电子档案。
第十三条 档案转出单位和接收单位转递职工档案，应当遵守下列规定：
（一）对转出的职工档案，必须按《职工档案转递通知单》的项目登记，并密封包装；
（二）对转出的材料，不得扣留或分批转出；
（三）接收单位收到职工档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执15日内退回。转出单位逾期未收到回执的，应及时催问、追查；
（四）《职工档案转递通知单》应在转出单位保管满20年以上，方可销毁；
（五）档案的转递必须通过机要部门或专职人员取送，不得交本人或其他人员携带。
第十四条 职工档案出现丢失、损毁的，档案管理机构应当依据《哈尔滨市企业职工档案丢失损毁补办认定办法》的规定，及时采取补救措施，履行补办档案义务，并向档案行政管理部门报告。
第十五条 职工失踪、死亡、上学、参军、流动或者移居国外的，档案由职工原所在用人单位保管，也可由档案代管机构代为保管。
第十六条 档案管理机构应建立健全职工档案查阅、借阅工作制度，明确档案查阅条件及利用范围。
查阅、借阅档案，应当遵守下列规定：
（一）职工个人查阅本人档案，应当凭身份证；用人单位查阅职工档案应当凭加盖有用人单位公章的介绍信。查阅档案应当申明查阅理由，由档案管理机构根据规定和需要提供档案材料；
（二）对高级专业技术人员和涉及国家秘密的灵活就业人员档案要严格保管，严格查阅手续；
（三）除特殊情况外，档案一般不借出查阅，必须借出查阅的应事先提交报告，说明理由，经档案管理机构主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并限期归还；
（四）查阅档案必须严格遵守查阅档案规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；
（五）因工作需要从档案中取证的，经档案管理机构主管领导批准后，可以复制档案的部分内容。
第十七条 职工在劳动合同期限内变动工作单位或者解除（终止）劳动合同的，用人单位应当在30个工作日内将其档案转交其新的用人单位或者其户籍所在地的档案代管机构。法律、法规另有规定的从其规定。
用人单位不得扣押职工档案。
第十八条 用人单位无故扣留职工档案，职工可以到所在地劳动、人事行政部门申请仲裁。
第十九条 违反本办法规定有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，对责任单位处以2000元以上5000元以下罚款；对个人处以200元以上500元以下罚款：
（一）未按规定为职工建立个人档案的；
（二）未按规定及时登记、整理、立卷和归档的；
（三）借阅职工档案未按规定及时归还，且屡催不还的；
（四）涂改、圈划、抽取、撤换档案材料的。
第二十条 违反本办法规定有下列行为之一的，由档案行政管理部门对责任单位处以1万元以上2万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上2000元以下罚款：
（一）擅自提供、复制、销毁、公布档案的；
（二）涂改、丢失、损毁、伪造档案或者泄露档案内容的；
（三）私自保存他人档案或利用职工档案材料营私舞弊的；
（四）职工档案丢失、损毁后责任单位未采取补救措施或不履行补办义务的；
（五）用人单位无故扣留职工档案的。
第二十一条 档案保管人员直接或参与涂改、伪造职工档案，骗取相关待遇，由相关部门撤销其骗取的相关待遇；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十二条 本办法自2009年1月15日起施行。